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こんにちは(^^)
ワークスタイル・アドバイザーの渡邊優子です。
http://intermanner.com/

 

 

さて、最近とても気になるのがメールのマナー。

我流だったりテキトーだったりする方が多く、「見づらいなぁ」とか「失礼だなぁ」と感じることが良くあります。

 

私が最近yよく見かける間違い例をご紹介いたしますので、参考になさってください。

 

 

 

1.改行がない

相手が読みやすくするため、30文字程度で改行を入れましょう。

 

 

2.件名がお名前

「ABC商事の鈴木です」などお名前にしている方が時々いらっしゃいますが、件名欄にはそのメールの中身が分かるタイトルを入れましょう。

 

 

3.挨拶が上から目線

社外の場合、「お世話になっております」「いつも有難うございます」などが正解。「ご苦労様です」「お疲れ様です」は上から目線の失礼な言葉なので使いません。

(社内では目上の方に「お疲れ様でございます」を使ってOK)

 

 

4.名乗りがない

3でご紹介した挨拶の次、2行目は「インターマナーの渡邊でございます」のような名乗りを入れます。受信する方のデバイスが多様化したため、表示されないケースを想定してここ5年くらいの流れで、入れるようになりました。

 

 

5.署名がない

最後に必ず署名を入れます。

会社名

お名前

メールアドレス

電話番号

ファックス番号

住所など

お相手が何かアクションを起こす場合、相手の名刺を探さなくても済むようにという配慮です。

 

 

6.送信者(差出人/発信者/作成者)名がローマ字

Yuko Watanabe (intermanner)

渡邊 優子(インターマナー)

どちらが認識スピードが速いでしょう。圧倒的に漢字とカタカナのほうです。

相手が理解しやすい、という視点で見れば日本語表記の名前+会社名が正解です。

メールの設定画面から簡単に変える事ができますので、一度ご確認ください。

※会社名+名前 や 【 】を使ってもOKです

 

 

 

ビジネスマナーは日々アップデートが必要です。

分からないときは「お相手が心地よいか」を判断基準にしてくださいね(^^)

 

図1

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